研究室訪問

教授へメールを送る時間やアポの取り方を元院生が解説!Q&A付き!

ヒナ
教授へのメールって緊張するね…!これって送る時間とか決まってたりする…!?
ほんとはいつでもいいんだけど、初めて送るならマナーも考えて朝9時から夕方6時の間に送るといいよ!
ユウスケ

外部の大学院を目指す人や、レポートの提出など、大学の教授へのメールって気を使ってしまいますよね…。

私も外部の大学院を受験するときに、色んな大学の教授へメールを送りましたが、1通1通すごく緊張しながら送ってました。


でも、安心してください。

院生になってから分かりましたが、教授へ送るメールの時間は特に気にしなくていいです


なぜなら、教授は「何時でも大量のメールが来てるから」。

なのでいつ送っても大丈夫です!

しかし、他大学の教授など会ったことのない方へメールを送るときは、マナーを気にする人もいることも考えて、

朝9時から夕方6時の間に送るのが無難です。

本記事では教授とのメール対応やアポの取り方について、私の大学院での経験を踏まえてご紹介します。


教授へのメールを送る時間は気にしなくて大丈夫だけど、初対面は注意

ヒナ
なんでいつ送っても大丈夫なの…?
教授は海外の研究者との繋がりも多いから、時差で夜中に届くことも多いんだよ
ユウスケ

教授は海外の研究者とも交流があります。

海外とは時差があるので、アメリカで朝に送ったメールが日本では深夜であることはよくあります。

そのため、私の知る教授陣は何時に来るメールでも基本的に気にしてませんでした。


私が院生の時、教授から送られてきたメールが夜遅かったので、明日返信しようと思って次の日に送ってから研究室へ行くと、「メールの返信が遅い!何時でもいいからその日に送れ!」と怒られたことがあります…笑

なのでいつでもいいと思いますが、初対面ではどんな人か分からないので、一応気をつけましょう!


もし気になる場合は、平日の朝9時から夕方6時くらいまでに送るといい

やっぱり失礼かもしれないから、時間が気になる!という方は9:00〜18:00の間に送りましょう!

教授も平日は授業など普通に仕事をしているので、その時に来るメールであれば失礼にあたることはありません。


仕事中に来たメールであれば、すぐに返信されることもあるので、日中に送っておくと予定が早く決まるかもしれません!


初めてアポを取る場合は、印象を悪くしないために早朝や深夜は避けよう

教授は相手が学生だと分かっているので、少々失礼になってしまっても許してくれます。

研究室に入ったとたんに厳しくなる人もいますが…!


初対面のうちは大丈夫なので、あなたの中で精一杯誠意のある対応であれば心配する必要はありません。

早朝や深夜を避けてメールを送るだけでOKです!


これから例として、アポを取る時のメールの文面を紹介するので、よかったら参考にしてください!


教授へアポを取るメールの送り方を紹介!

ヒナ
アポを取るときは、どんな文面で送ればいいの…?
敬語とかは完璧じゃなくていいから、自己紹介と用件と連絡先を書いて送るといいよ!
ユウスケ

教授へのメールの送り方は、以下の項目を入れればOKです。

  1. 件名
  2. 突然の連絡のお詫び(初対面)
  3.  自己紹介
  4.  メールの目的
  5.  研究室訪問をしたい理由
  6. 希望日
  7. 締めの挨拶
  8. 自分の所属と連絡先

実際に①〜⑧の全てを入れてみた例文を紹介します!


例文


件名:研究室訪問のお願い(〇〇大学 自分の名前)

本文:

○○大学 〇〇研究室
教授 △△ △△ 先生


突然のご連絡失礼いたします。

私は、□□大学□□学部□□学科□□研究室の[自分の名前]と申します。

貴研究室のサイトを拝見して、ぜひ研究室を訪問させていただきたく思い、ご連絡いたしました。

現在、私は□□研究室にて××の研究を行なっております。
××の研究を続けていく中で、××の××についてより深く研究したいと考えました。そこで、その分野について調べていくうちに貴研究室で行われている××の技術に感銘を受け、私も貴研究室にて××の研究に携わりたいと考えるようになりました。

つきましては、ぜひ一度△△先生のお話を伺う機会をいただけませんでしょうか。
もしよろしければ、3月から4月の間でご都合の良い日をご教示ください。

誠に勝手なお願いで恐縮ですが、ご検討いただければ幸いです。
よろしくお願いいたします。

****************************
□□大学□□学部□□学科□□研究室
[自分の名前]
Mail:(メールアドレス)
Tel:(電話番号)
****************************

この①〜⑧を全て守っていれば、どんな先生でも大丈夫です!

私はこのように送っていましたが、特に指摘されたことはありませんでした。

その後のやりとりについては、以下の記事で全て解説していますので、参考していただければ幸いです。


教授とのアポ当日の準備について

ヒナ
アポが取れたよ!当日はどうしたらいいの?
時間に遅れないようにするのと、あとは持っていくと良いアイテムを紹介するね!
ユウスケ

教授とのアポが無事取れたら、当日の準備をしていきましょう!

当日はこれらのアイテムを持っていくといいです。

  • 事前に質問を書いたメモ帳
  • ペン
  • クリアファイル
  • USB
  • プレゼン用資料

緊張して質問を忘れてしまうと大変なので、あらかじめ質問を書いていきましょう!

実際に頭が真っ白になったことがあり、メモを持って助かった経験をしました笑

質問はなんでも良いですが、私が聞いた質問を置いておきます!


ペンはメモ用、クリアファイル、USBは過去問や資料をもらえた時用にあると便利です。

また、あなたの研究について聞かれるかもしれませんので、プレゼン用資料も持っていっておくといいですよ!


疑問に答えます!Q & A!

ヒナ
まだまだ不安なことがあるんだけど、聞いても良い??
後輩や外部の大学院を目指す学生さんに、よく聞かれる質問をまとめてみたよ!
ユウスケ

Q. 言葉遣いに自信がないのですが、大丈夫でしょうか?

大丈夫です。多少間違っても気にされないので、たくさん話しましょう!


Q. 当日は手土産などは必要でしょうか?

いりませんが、もちろん持っていっても良いです!研究室の学生が喜びます。


Q. 当日はどのような服装で行けばいいですか?

短パンなどラフすぎない格好であれば、私服で問題ありません。

服装などについては、こちらの記事で解説しています。


Q. 教授とのアポの後はどうしたらいいですか?

アポのお礼のメールを送りましょう。

メールの文面に不安がある方は、こちらを参考にしてください!


教授へのアポは未来への第一歩。緊張するけど、踏み出していこう。

ヒナ
初めてのアポですごく緊張するけど、頑張るよ…!
最初はすごく憂鬱になりながら送ってたけど、大学院に進んで良かったと感じるから、勇気を出していこう!
ユウスケ

大学生の時には、両親よりも年上の人に自分からメールを送ることなんて無かったので、すごく緊張して何回もメールの文面を調べて、文章を考えて送ってました。

その時の経験が、少しでもこの記事を読んでいる方の助けになれば、とても嬉しいです。


いい研究室が見つかることを祈っています!

他にも院試に関することや、大学院生活について書いているので、よければご覧になってください!

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