研究室訪問

【総まとめ】例文つき!研究室訪問のメールの書き方【日程調整からお礼まで】

他大学の大学院を受験するときは、研究室訪問に行っておきたいですよね。

研究室訪問するためには、相手の教授とのアポイントメントが必須になります。

でも、メールで連絡を取ろうにも、

「どんなメールを送ればいいのかわからない」

っていう人も多くいると思います。


私もどんなメールを送ればいいのか分からず、何回も書き直しましたし、送るのも緊張しました笑


研究室訪問でのメールのやり取りは基本的に、

メールの簡単な流れ

  • 自己紹介と研究室訪問の理由、希望日を伝える
  • 日程調整
  • 返信に対する挨拶
  • 研究室訪問後のお礼
  • 返信に対する挨拶

の5回で終わります!

この記事では、「研究室訪問のメールの書き方」のすべてを例文とともにお伝えします!

研究室訪問のメールを送る際の参考になれば幸いです。


研究室訪問のメールの書き方

1通目:自己紹介と研究室訪問の理由、希望日を伝えるメール

見学しに行きたい研究室が決まったら、さっそくその研究室の教授に連絡を取りましょう!


研究室を今探している人はコチラの記事を参考にしていただければ、あなたに合った研究室が見つかると思います。

大学院選び
【理系の大学院卒が教える】後悔しない大学院の選び方

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メールの基本は簡潔に・分かりやすく書くことです。


特に、件名は見るだけでどんな内容かわかるように、

件名:研究室訪問のお願い(〇〇大学 自分の名前)

というように、目的と所属と名前を入れればOKです!


本文も同じで、できるだけ分かりやすい構成を心がけましょう。

それを踏まえると、メールの内容で書くことはこの6つになります。

ポイント

①  自己紹介
②  メールの目的
③  研究室訪問をしたい理由
④  希望日
⑤  締めの挨拶

⑥  自分の所属と連絡先


① 自己紹介

自己紹介は必ず書きましょう。自分の素性を伝えないと、教授も素性がわからない人には返信しない可能性があります。

② メールの目的

メールの目的を最初に書くことで、教授がメールの内容を理解することができます。

③ 研究室訪問をしたい理由

研究室に入れる人数には限りがあり、教授も誰でも入れたいわけではありません。そのため、いかに教授に気に入られるかが大切になります。

他の人よりもあなたには熱意があることを伝えることで、教授も喜んで迎え入れてくれるでしょう。

④ 希望日

あなたの訪問できる時期や教授の空いている時間をすり合わせる必要があります。

そのため、「3月〜4月の間で都合のいい日」のように範囲を指定して伝えるとお互いの予定が立てやすいです。

⑤ 締めの挨拶

メールでのやり取りでは、だいたい締めの挨拶がついてきます。

定型文みたいなものですね。

⑥ 自分の所属と連絡先

最後に証明として、自分の所属と連絡先を入れておきます。

メールでのやり取りができない時のために、電話番号も書いておきましょう。


例文を紹介!

それでは、①〜⑥を書いたメールの例文を紹介します。

件名:研究室訪問のお願い(□□大学 (自分の名前))

本文:

○○大学 〇〇研究室
教授 △△ △△ 先生


突然のご連絡失礼いたします。私は、□□大学□□学部□□学科□□研究室の(自分の名前)と申します。


貴研究室のサイトを拝見して、ぜひ研究室訪問をさせていただきたいと思い、ご連絡いたしました。


現在、私は□□研究室にて××の研究を行なっています。
この研究を続けていくうちに××という分野に関心を持ちました。そこで、その分野について調べていくうちに貴研究室で行われている××の研究の技術に感銘を受け、私も貴研究室にて××の研究に携わりたいと考えるようになりました。


つきましては、一度お話を伺わせてはいただけませんでしょうか。
もしよろしければ、3月から4月の間でご都合の良い日をご教示ください。


誠に勝手なお願いにて恐れ入りますが、ご検討いただければ幸いです。よろしくお願いいたします。


****************************
□□大学□□学部□□学科□□研究室
(名前)
Mail:(メールアドレス)
Tel:(電話番号)
****************************

メールの文面は①〜⑤を守っていれば、どんなものでも構いません。

教授も相手が学生だと知っているので、メール文章が多少変になっていても気にされないです。


実際に、私はこのスタイルで送って、研究室訪問を断られたことはありません。

③の理由はあなたの思いを存分に語りましょう!


2通目:日程調整のメール

1通目を送ると、次のように返ってきたとしましょう。

件名:Re: 研究室訪問の願い(□□大学 (自分の名前))

本文:

(自分の名前)さん

私たちの研究に興味を持ってくださってありがとうございます。

ぜひ、一度いらしてください。
3月〜4月の間ということですので、

・3月5日、10日、12日の10:00〜
・4月9日、16日、27日の15:00〜

上記日程であれば、いつでも来ていただいて構いません。
ご都合はいかがでしょうか。

(教授の名前)

あなたが3月〜4月のように期間を指定をすることで、教授からは具体的な日程が返信されると思います。


日程調整のメールは、あなたが確実に行ける都合の良い日を送りましょう。


メールの内容で書くことはこの4つになります。

ポイント

①  訪問OKに対するお礼
②  確実に空いている日、行く場所を送る
③  締めの挨拶
④  自分の所属と連絡先

①  訪問OKに対するお礼

始めに、訪問を了承してくれたことに対するお礼を述べましょう。

ついでに返信が返ってきたことに対してもお礼を送ると、より丁寧ですね。

②  確実に空いている日、行く場所を送る

予定が入りそうな日は控えましょう。確実に行ける日を返信します。

相手が提示した時間がどれも無理なのであれば、次のように返信しましょう。


ご連絡ありがとうございます。
また、ご面談のお時間をいただけること重ねてお礼申し上げます。

ご提示いただいた日程について、連絡いたしました。
大変申し訳ありませんが、その日は研究の都合により伺うことができません。

もしよろしければ、日程を変更していただけないでしょうか。

5月の◯日〜◯日の間であれば確実に伺うことができます。
先生のご都合はいかがでしょうか。

ご多忙にかかわらず、お手数をお掛けして恐縮ですが何卒よろしくお願いいたします。


しかし、できるだけ日程変更がないようにしてください。


③、④については前と同じです。これも定型文です。


例文を紹介!

それでは、①〜④を書いたメールの例文を紹介します。

件名:Re:Re:研究室訪問のお願い(□□大学 (自分の名前))

本文:

○○大学 〇〇研究室
教授 △△ △△ 先生


ご連絡ありがとうございます。
また、ご面談のお時間をいただけること重ねてお礼申し上げます。


それでは、下記にて貴研究室へ伺います。

日程:3月10日
時間:10:00


当日は何卒よろしくお願いいたします。


****************************
□□大学□□学部□□学科□□研究室
(名前)
Mail:(メールアドレス)
Tel:(電話番号)
****************************

日程や時間は箇条書きのように書くとわかりやすいです。

メールでの連絡も、ここまでくると安心感がありますね。


3通目:返信に対する挨拶のメール

3通目は相手からの返信で終わらせないためのメールです。

基本的に、目上の方でメールを終わらせいようにするのがベターです。


ここまで送ると、丁寧な学生の印象が与えられるので、ぜひ送っておきましょう。

返信が来なかった場合は、送る必要ありません。


2通目を送ると、このような返信が来ます。


件名:Re:Re:Re: 研究室訪問の願い(□□大学 (自分の名前))

本文:

(自分の名前)さん

わかりました。
それでは、当日お待ちしております。

(教授の名前)

ここで終わりそうですが、しっかりと返信しましょう!


メールの内容で書くことはこの4つになります。

ポイント

①  返信に対するお礼
②  楽しみにしている旨
③  締めの挨拶
④  自分の所属と連絡先

①  返信に対するお礼

まずは、返信してくれたことのお礼をいいましょう。

ご丁寧にありがとうございます。

この一文でOKです!

②  楽しみにしている旨

相手は貴重な時間を割いてくれています。

そのため、その時間をもらうことを喜ぶ文章があると、相手も気持ちよくあなたと会ってくれるでしょう。


③と④は前と同じです。


例文を紹介!

それでは、①〜④を書いたメールの例文を紹介します。

件名:Re:Re:Re:Re: 研究室訪問の願い(□□大学 (自分の名前))

本文:

○○大学 〇〇研究室
教授 △△ △△ 先生


ご丁寧にありがとうございます。


それでは、当日先生にお会いできることを楽しみにしております。


よろしくお願いいたします。


****************************
□□大学□□学部□□学科□□研究室
(名前)
Mail:(メールアドレス)
Tel:(電話番号)
****************************

これで、当日のアポ取りは大丈夫です!

研究室訪問までに、質問など準備をしておきましょう。

質問集
【大学院】研究室訪問で聞いておきたい15の質問

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4通目:研究室訪問後のお礼

当日、研究室訪問が無事に終わると力が抜けるかもしれません。

しかし、最後にお礼のメールは送っておきましょう


そうすることで、相手から丁寧な良い子だったなと思われます。


時間を空けると、めんどくさくなったり気まずくなったりするので、研究室訪問の当日中に送ることをおすすめします。


研究室訪問がどんな感じで進むのかについてはコチラの記事を参考にしてください。


メールの内容で書くことはこの5つになります。

ポイント

①  訪問のお礼
②  訪問した感想
③  今後の抱負
④  締めの挨拶
⑤  自分の所属と連絡先

①  訪問のお礼

訪問のお礼を始めに書きましょう。

本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。

が基本的な文章です。

②  訪問した感想

訪問してみたあなたの感想を書きましょう。

相手を悪く書くのはダメですよ。

先生や学生に会って得られたポジティブな内容を書くことで、相手も時間を使ってよかったなと感じることができます。

③  今後の抱負

研究室訪問をしてみて、ここに決めたのであれば、大学院入試頑張りますと書くといいです。

他のところも見るのであれば、これから色々なところを見ていきたいと言えばいいです。


④と⑤は前と同じです。


例文を紹介!

それでは、①〜⑤を書いたメールの例文を紹介します。

件名:研究室訪問のお礼(□□大学 (自分の名前))

本文:

○○大学 〇〇研究室
教授 △△ △△ 先生


本日は、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。


実際に先生の研究についてのお話を伺い、〇〇や〇〇などの疑問が解消でき、詳しい内容を理解することができました。
それとともに、より貴研究室を志望する思いが強くなりました。

また、研究室の学生の方ともお話させていただけたことで、研究室での生活についても具体的に想像することができました。
お礼申し上げます。


これから、大学院入試を合格できるよう頑張ります。


今後とも何卒よろしくお願いいたします。


****************************
□□大学□□学部□□学科□□研究室
(名前)
Mail:(メールアドレス)
Tel:(電話番号)
****************************

②が一番、自分なりの個性や思いを伝えることができるところなので、頑張りましょう。

まぁ、お礼のメールを送るだけでも、十分丁寧な印象を受けるので簡単でもいいですよ!


5通目:返信に対する挨拶

これも、3通目と基本的に同じです。

お礼メールを送ると、相手からの返信があることもあります。


その時は、あなたの返信で終わるように、挨拶のメールを送りましょう。

このように返信が来たとします。


件名:Re:研究室訪問のお礼(□□大学 (自分の名前))

本文:

(自分の名前)さん

本日は、私たちの研究室を訪問していただきありがとうございました。
(自分の名前)さんの疑問が解決できたようでよかったです。

ご自身の研究も忙しいでしょうが、頑張ってください。

もし、何か質問等がありましたらいつでもご連絡ください。

(教授の名前)


メールの内容で書くことはこの4つになります。

ポイント

①  返信に対するお礼
②  また何かあれば連絡する旨
③  締めの挨拶
④  自分の所属と連絡先

①、③、④は前と同じです。


②  また何かあれば連絡する旨

何かあればまた連絡しますという旨を伝えておきましょう。

そうすることで、もし何かあったときに質問しやすくなります。


例文を紹介!

それでは、①〜⑤を書いたメールの例文を紹介します。

件名:Re:研究室訪問のお礼(□□大学 (自分の名前))

本文:


励ましのお言葉をいただきありがとうございます。


また、質問や相談をすることがあるかとは存じますが、その際は先生のお力添えいただければ幸いです。


よろしくお願いいたします。


****************************
□□大学□□学部□□学科□□研究室
(名前)
Mail:(メールアドレス)
Tel:(電話番号)
****************************

簡潔に挨拶を述べましょう。

これで、研究室訪問のメールの全てが終わりました!

お疲れ様でした!


よくあるQアンドA

Q.  メールを送る時間はいつがいいの? 

A.  メールは24時間いつでもOKです。

不安な人は教授が仕事をしている朝9時〜夜6時の間に送りましょう!


Q. メールアドレスはどれを使ってもいいの?

A. 大学からもらっているメールアドレスを使いましょう。

フリーアドレスでもダメとは言いませんが、非推奨です。


相手はどこの誰から送られているかわかりません。

しかし、メールアドレスが大学のものだと、少なくとも学生から来ていることがわかるので安心できます。


まとめ

研究室訪問のメールは主に5回です。

  1. 自己紹介と研究室訪問の理由、希望日を伝える
  2. 日程調整
  3. 返信に対する挨拶
  4. 研究室訪問後のお礼
  5. 返信に対する挨拶

研究室訪問のメールはあなたと先生が最初にとるコミュニケーションなので、好印象に受け取ってもらえるようしっかりとメールの文章を考えて送りましょう!


そうすることで、大学院に入った後の関係が良好に進みます。


研究室訪問後に待っている、入試対策について知りたい人はコチラの記事もよかったら読んでみてください。




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